Sistema web de gestión documental para la Secretaría de Extensión de la FCEFN, en el marco de un proceso de Transformación Digital

Abstract

El presente Trabajo Final describe el desarrollo de PORTEX (Portal de Extensión), un sistema web de gestión documental para la Secretaría de Extensión de la Facultad de Ciencias Exactas, Físicas y Naturales (FCEFN) de la Universidad Nacional de San Juan (UNSJ), en el marco de un proceso de Transformación Digital. La Secretaría gestiona la información de actividades de extensión, convenios y actas mediante hojas de cálculo, lo que generaba redundancia de datos, ausencia de integridad referencial, falta de control de acceso y dificultad para elaborar reportes. A partir de un relevamiento con el personal de la Secretaría se especificaron los requisitos funcionales y no funcionales y las historias de usuario del sistema. El desarrollo siguió un modelo incremental organizado en cinco incrementos, validados con la usuaria clave. El sistema se modeló mediante un diagrama de clases y un modelo entidad-relación, se diseñó una base de datos relacional normalizada hasta la tercera forma normal y se definió el proceso de conversión del sistema legado en hojas de cálculo hacia la nueva base de datos. La implementación se basó en la arquitectura LAMP, con PHP y MySQL, junto con Bootstrap, jQuery, DataTables, Select2 y FPDF. Como resultado se obtuvo una plataforma web centralizada con control de acceso por roles, búsqueda avanzada y generación automática de informes. Se ejecutaron 22 casos de prueba con resultado conforme, y una prueba piloto de satisfacción con la usuaria clave obtuvo un promedio de 4.8 sobre 5, valoración que no se generaliza por tratarse de una única participante. El trabajo documenta además las limitaciones de la versión actual y propone líneas de trabajo futuro.

Abstract: This Final Project describes the development of PORTEX (Extension Portal), a web-based document management system for the Office of Extension of the Faculty of Exact, Physical and Natural Sciences (FCEFN) of the National University of San Juan (UNSJ), within the framework of a Digital Transformation process. The Office managed information on extension activities, agreements and records using spreadsheets, which led to data redundancy, lack of referential integrity, absence of access control and difficulty in producing reports. Based on a survey carried out with the Office staff, the functional and non-functional requirements and the user stories of the system were specified. Development followed an incremental model organized into five increments, validated with the key user. The system was modeled through a class diagram and an entity-relationship model, a relational database normalized up to the third normal form was designed, and the process for converting the legacy spreadsheet system into the new database was defined. The implementation was based on the LAMP architecture, with PHP and MySQL, together with Bootstrap, jQuery, DataTables, Select2 and FPDF. The result is a centralized web platform with role-based access control, advanced search and automatic report generation. Twenty-two test cases were executed with satisfactory results, and a pilot satisfaction survey with the key user obtained an average score of 4.8 out of 5, a rating that is not generalized since it involved a single participant. The work also documents the limitations of the current version and proposes lines of future work.